Очень редко пользователю требуется отчет, содержащий все записи БД. Такой отчет, как правило, получается очень большим. Возникает проблема отбора только действительно необходимых данных.

Лирическое отступление:

Уж очень многим компьютерщикам (я не исключение) приходилось отвечать на вопросы типа: "Откуда лучше запускать Word – из меню Пуск, или с помощью значка (ярлыка) на экране?". Сейчас пишу эти строки, и на протяжении многих шагов меня преследует вопрос: "А не лучше ли все это делать средствами БД?". Да, лучше! Я сам всегда стараюсь делать именно так. Но Crystal Reports позволяет делать тоже самое своими средствами. Это может быть единственным выходом, если у вас, например, ограниченные права на доступ к БД. Выбор за вами. Все, на эту тему больше ничего.

Отбор записей по критерию производится с помощью инструмента Select Expert. Он вызывается нажатием кнопки на панели инструментов:

Или меню Report->Select Expert. Предварительно необходимо отметить требуемое поле.

В крайнем слева комбобоксе всего два значения: is и not is. То есть, можно отбирать записи соответствующие критерию, либо наоборот, не соответствующие.

Посредине находится комбобокс, в котором выбирается критерий отбора (на рисунке он раскрыт). Справа находится комбобокс, в котором выбирается значение.

Для одного поля можно задать более одного критерия отбора. Для этого надо нажать кнопку New, и в окошке появится новая вкладка, на которой формируется критерий. Все критерии связаны между собой логическим соотношением И.