Очень часто возникает необходимость выполнить ряд вычислений в процессе работы запроса и вывести результаты, а не исходные значения. Для этого в запрос вводится специальное поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей. Такое поле называется вычисляемым полем. В исходных таблицах базы данных такое поле не создается и его значение не влияет на содержимое этих таблиц. Это сделано для защиты информации в базе данных. Каждое обращение к базе, может с помощью запросов манипулировать данными и получать любые результаты, но все это будет существовать только в пределах Recordset (набора записей) - временной итоговой таблицы, хранимой только в памяти компьютера.

Для создания запроса, производящего вычисления, служит тот же самый стандартный бланк запроса. Разница заключается только в том, что в одном из столбцов вместо имени поля записывается формула. В формулу вводят заключенные в квадратные скобки названия полей связанных таблиц, принимающих участие в расчете, а также знаки математических операций:

Доход : [Продано]*[Цена]/6

До двоеточия следует название вычисляемого поля, выводимое в заголовке столбца результирующей таблицы. В узкое поле бланка запроса неудобно записывать длинные формулы, но если воспользоваться комбинацией клавиш Shiht+F2, то откроется вспомогательное окно Область ввода. В нем есть возможность ввести сколь угодно длинную формулу, а затем добавить ее в поле запроса, простым нажатием на кнопку ОК.

Установка флага Вывод на экран, приводит к отображению результат вычисляемого поля в результирующей таблице. Формат отображения информации определяется в окне Свойства поля, отрываемом командой Свойства в контекстном меню, правой кнопки мыши. Здесь доступны все возможные форматы представления результатов вычислений.

Кроме того, можно указать параметры сортировки, для первичного анализа выводимой информации. Вот как будет выглядеть результат работы запроса Доход, отсортированный по возрастанию суммы полученного дохода. Числа выводятся с фиксированной длиной поля.