Хорошо продуманная база данных - это прежде всего набор поименованных таблиц. Каждая из которых в свою очередь содержит ряд полей, обладающих определенными свойствами. Поля образуют структуру базы данных - ее основу. От свойств поля зависит какие данные можно в него вносить и какие операции затем можно, а какие нельзя, производить с содержимым поля. Например, данные в поле Порядковый Номер, можно отсортировать по возрастанию или убыванию, но вот суммировать их совершенно бессмысленно. В то время как данные в поле Зарплата, смело можно суммировать для получения значения Итого. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Наполнение базы данных информацией происходит путем создания записей. Запись - это строка в таблице, содержащая в себе значения всех необходимых для заполнения полей. Поэтому простейшую базу можно создать даже с помощью Блокнота (Notepad) или Microsoft Excel. При этом, чтобы создаваемый файл можно было причислить к базе данных, информацию в нем необходимо представить в виде полей. Т.е. он должен быть отформатирован так, чтобы содержимое соседних полей можно было легко различить.

Для текстовых баз данных существуют два основных формата:

• с заданным разделителем (Например, поля можно разделять запятой)

  

• с фиксированной длиной поля (Разделяя поля табуляторами)

  

База в Microsoft Excel - это лист таблицы, в которой столбцы соответствуют тем или иным характеристикам объектов, т.е. представляют собой поля, а строки образуют записи.

Это самый низкий уровень баз данных, но в тоже время мощные СУБД обычно позволяют импортировать подобные файлы и конвертировать их в необходимые форматы. Поэтому информация, накопленная даже в простейшем виде не пропадет и не потребует полной переделки.