Разработчик, работая над созданием базы данных, тщательно продумывает структуру всех таблиц и запросов, которые будут в нее входить. Но последующим информационным заполнением этой базы, он уже заниматься не будет. Это будут делать специальные наборщики текста (они обычно работают над первичным информационным наполнением) и пользователи БД. Очень часто и первые и вторые могут оказаться людьми с квалификацией недостаточной для работы с базой данных в чистом виде. Вот именно для этих людей и для максимального упрощения их труда - создаются формы. Сама форма представляет собой электронный бланк, в котором есть ряд поименованных (подписанных) полей для ввода информации. Пользователь или наборщик заполняет эти поля информацией, и она автоматически заносится в соответствующие таблицы базы данных.
У формы есть несколько немаловажных плюсов. Про первый плюс я уже сказал. Это защита базы от малоквалифицированного персонала. Подумайте только, что может натворить новый, неопытный диспетчер аэропорта, получи он доступ к таблицам рейсов и воздушных коридоров (самому ценному в диспетчерской базе данных координации полетов). Более безопасно предоставить ему для заполнения форму, с четкими и понятными полями.
Второй плюс очень тесно связан с первым. Это возможность разграничить права доступа, для различных групп пользователей. Не ко всей информации в базе можно допускать любого пользователя!!! Для нормальной работы базы и сохранения конфиденциальности информации, очень часто создают перечень групп, для каждой из которых создают свою форму, содержащую доступную только этой группе информацию и поля для ввода. Например, продавец может оформить продажу книги или заказ на нужную книгу, но поменять ее цену или название, он не в праве. Менеджер может переместить поступившие книги с учета на складе в учет в магазине, заполнить официальный запрос издательству на новую партию недостающих книг, но к информации о финансовых манипуляциях он не допускается. На его формах нет таких полей. Директору дозволено все! Его права не ограничены, но и для него существует набор форм, полностью скрывающий доступ к самой структуре БД. Такой доступ разрешен только разработчику и администратору БД.
Третий плюс - это возможность оптимизировать ввод данных. Если нужно заполнить всего три поля в таблице, а она имеет их порядка 10-15, да и расположены они не подряд, то такая работа становится очень утомительной. Начинают появляться ошибки, устранить которые из-за особенностей БД (рассказанных в "Шаг 10 - Внимание! Редактируем базу") не так просто. Вся информация моментально сохраняется в базе и если потом понимаешь, что ошибся, то отменить действия уже нельзя. Нужно искать и исправлять ошибки в ручную. На форме все значительно проще. Поля располагаются в удобном порядке, да и элементы управления формой возможно настроить так, чтобы при добавлении записей проводилась их первичная проверка. Ошибку легче исправить еще на стадии заполнения формы, нежели после.
Четвертый плюс позволяет упростить заполнение базы информацией, поступающей на фирменных или любых других стандартных бланках. Форма просто выполняется в виде точной копии своего бумажного аналога, с которого будет сниматься информация. Например, для перевода всей бумажной библиотечной картотеки в электронный вид, можно создать форму, полностью совпадающую с использующимися там карточками. И тогда сотрудникам библиотеки будет значительно проще работать с ними. Ведь порядок заполнения, выработанный годами работы, не меняется. Меняется только форма представления данных. Это значительно ускорит процесс переоформления картотеки и на несколько порядков уменьшит количество возможных ошибок.