Про связанные таблицы я уже упоминал неоднократно, но как создать эти самые связи - пока еще не сказал. Теперь настало время посвятить Вас в таинство связывания таблиц, присущее всем базам данных.

Для этой цели в Access есть специальное диалоговое окно, называемое Схема данных. Для его открытия достаточно нажать на одноименную кнопку в панели инструментов, или воспользоваться командой Сервис - Схема данных.

Если до этого момента, связи между таблицами небыли заданы, то дополнительно будет открыто окно Добавление таблицы. В этом окне будут перечислены все уже имеющиеся в базе данных таблицы, из которых необходимо выбрать те, которые необходимы для включения в структуру межтабличных связей. Выполняется это выделением названия соответствующей таблицы и нажатием на кнопке Добавить. При необходимости можно выделись сразу несколько имен, удерживая при этом клавишу Ctrl.

В случае, если связи уже были заданы, для дополнения в схему данных новой таблицы нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в поле окна схемы данных и в появившемся дополнительном контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

Добавив в окно схемы данных все необходимые таблицы, можно приступить к созданию связей между ними. Связь устанавливается путем простого перетаскивания имени поля, которое необходимо связать, из одной таблицы в другую. Поверх соответствующего поля, с которым необходимо создать связь.

Сразу после отпускания кнопки мыши, открывается диалоговое окно Связи, в котором можно более детально настроить свойства образующейся связи.

• Обеспечение условия целостности данных - флаг служит для защиты от случаев, когда при удалении записей из одной таблицы, связанные с ними данные в других таблицах останутся без изменения. Для создания связи с таким условием целостности необходимо, чтобы поле основной таблицы было ключевым (см. "Шаг 5 - Ключевые и уникальные поля") и оба поля имели одинаковый тип (про типы полей говорилось в "Шаг 3 - Свойства и типы полей").
• Каскадное обновление связанных полей - установка этого флага обеспечит одновременное обновление данных во всех подчиненных таблицах, при их добавлении или редактировании в главной таблице. Например, если будет изменен код книги в таблице Книги, то это приведет к автоматическому изменению этого значения в таблицах Цитаты и КнигАвторы.
• Каскадное удаление связанных полей - это свойство действует аналогично каскадному обновлению, но приводит к удалению данных из всех подчиненных таблиц, при их удалении в главной таблице.

Нажатие на кнопку Объединение позволит более точно установить параметры объединения записей, выбором одного из трех возможных вариантов. Тексты каждого из переключателей - говорят сами за себя, поэтому внимательного прочтения содержимого окна будет вполне достаточно для выбора нужного положения.

Все созданные связи прописываются и сохраняются в структуре БД. Само окно Схема данных служит для более наглядного отображения этих связей. Чтобы удалить уже имеющуюся связь или отредактировать ее свойства, необходимо установить указатель на линию связи и нажать правую кнопку мыши для вызова соответствующего контекстного меню.